Göteborg

OPAS-Konferens OPAS 30-31 maj 2011 Göteborg

Stefan Killenberg Woelbitsch & Co Utbildare Woelbitsch
Pär Olsson SR Opas-ansvarig
Inger Marie Garcia Presno SR Orkesterbibliotekarie
Mamae Wikiriwhi Oslo Orkesterregissör
Kirsti Krydsby Oslo Opas-ansvarig
Steinar Yggeseth Oslo Notearkivet
Björn Pettersen SSO Produktionsledare
Eirik Oliver SSO Orkesterregissör
Daniel Thomas NSO Opas-ansvarig
Ole Tobias Lindeberg Harmonien Bergen Producent
Torbjørn Ingvaldsen Nord-Norsk Symfoniorkester Produktionsledare
Frode Hofsøy Nord-Norsk Symfoniorkester Inspicient/bibliotekarie
Katarina Danielsson GSO Producent
Lina Assarsson GSO Producent
Lars Nyström GSO Producent
Daniel Bothén GSO Event
Arne Nilsson GSO Opas-ansvarig

Måndag

Kalendern (Dokument på www.fineartssoftware.com)
Filter
Rapporter
Copy/Cut o Paste och "dra o släpp" i bokningar i kalendern.

Visning av AskOpas och Quickbooking

Rapporter: (Dokumentation i tidigare mail)
Visade nya och användbara rapporter.

Onlinerapporter:

• Schema 1-2 veckor
  
• Schema 3-4 veckor
  
• Schema detalj
  
• Program
  

Tekniken bakom på eftermiddagen.

Diskussion om hur vi/ni får till synkningar med externa kalendrar, Outlook, Google.<br>
Programvara finns för synkning eller enbart uppdatering till Outlook. ”GeniusConnect” Vi har börjat att testa. Med ”företagsversionen” så kan detta schemaläggas. Ser lovande ut. Något att ta upp på nästa möte?

Funktion och rapporter för: (Detta hann vi inte med….)
Avvikelserapportering för fast personal
Lön för vikarier
Fakturaunderlag för vikarier

De tekniskt ansvariga träffades.
Olika INI fil olika beroende på ändamål. (Se tidigare mail)
Olika formulär för olika grupper(avdelningar), hur administrerar man smidigt (Hann vi inte med)
Hur få in rapporter i kalendern (Hann vi inte med)

Teknik bakom onlinerapporterna. Jonas Trollvik från Weightpoint visade hur vi får ut onlinerapporterna på internet. (Dokumentation i tidigare mail)
De som önskar bytte kod för rapporter. (Våra rapporter i tidigare mail)

Visning av ”locked text” vid uppdateringar.

Styrning av popuper.

Visning av kopiering av formulärinställningar från händelse till kalender hanns inte med denna gång. Vi måste ju ha lite spännande saker till nästa gång……..

Tisdag

Stefan Killenberg från Woelbitsch
Undervisning av ny användare, undervisningsmaterial metod. Hur görs det på bästa sätt? Hur mycket undervisning behövs?
Stefan rekommenderar att börja i Adressboken eller i Kalendern. Han introducerar tidigt ett schema över strukturen, vilket flera av oss gillade. Om jag fattade saken rätt så för en som skall använda OPAS mycket så bör man erbjuda ca 3-4 halvdagar. En lektion bör vara minst 2 timmar (undantag, en van användare som behöver ledning en ny funktion/modul kan kanske bara behöva 30-60 minuter. Stefan har en plan men avviker ofta i enlighet med användarens frågor.

Jag hade lite frågor om adressboken. Diverse frågetecken……

Stefan rekommenderade att bara ha en adressbok. Vi använder fem (Artister, Events, Kunder, Lokaler, Övrigt) Jag slår ihop våra till en eller ev två….

Buggar i schema/händelser (jag visar ett par buggar som jag sett) och OPAS kraschar ibland om man jobbar mycket i den nya kalendern. Lina behövde inte stressa fram en krasch……
Stefan stressade själv fram detta och tar upp problemet hemma. Det beror på att systemet inte låser för inmatning under uppdateringen av skärmbilden. Permanent lösning är att programmerarna ser till så att det låser tills uppdateringen är färdig (någon/några sekunder). Tills vidare så ta det lite lugnt innan man knappar vidare så att skärmbilden hinner uppdatera sig. Lina, var alltså inte för snabb…. Övriga mindre buggar tog Stefan med sig till sina utvecklare. (Ctrl-P, smartare möjlighet att kunna använda två skärmar mm)

Administrera rapporter, frågor?
Stefan visade hur det funkar under ”System/inställningar/fliken Quick Export/Quick Filter
Export/Import av frågor, funkar inte bra för GSO. Hur gör man?
Stefan såg problemet i sin egen OPAS på laptopen. Fixas i kommande version.
Diskuterade med Stefan om att en del användare tycker att OPAS är svårt, hur skulle OPAS kunna göras enklare.

Stefan visade två bra scheman som underlättar förståelsen av OPAS. Tio OPAS Bud och schemat över en del av strukturen. Dessa finns i tidigare mail men jag sänder med en ny strukturtabell. Någon påpekade ett fel i den förra jag sände. För att tillgodogöra sig OPAS fordras grundläggande kunskap i Word och excel. Finns inte denna så rekommenderar Stefan att man först får den baskunskapen. Man kan säga att OPAS är en flerdimensionell databas och excel är en endimensionell databas. Förståelse av excel ger mycket lättare förståelse av OPAS.

Uppdatering i hur det har gått sedan vi anmälde vår önskan om en "ping "popup" (Linas benämning på ett önskemål vi har haft ett tag) om senaste gjorda ändringar?
Stefan menade att ”Audit Trail” skulle kunna användas, men Stefan förstod efter ett tag behovet av ett enklare gränssnitt. Man kan eventuellt ha en flik ”historik” så att man kan följa de ändringar som är gjorda. Att få det på samma enkla sätt som till exempel i Facebook är tekniskt mycket komplicerat. Men en koppling mellan Audit Trail och historikflik är kankse en framkomlig väg. Stefan återkommer till oss om detta.

Stefan förhandsvisade ny version för 9.23 (en större uppdatering) Vi använder nu nittioandra uppdateringen på version 9.22. (Alltså 9.22.92)
Stefan visade denna ny version. Här finns uppdateringar som vår Event-avdelning kommer att ha stor nytta av. OPAS är inte tänkt som ett CRM-system men pga många användares önskemål så införs viss CRM-funktionalitet. På en händelses olika delar kommer man att kunna ange status. Denna kan vi anpassa på det sätt som passar oss bäst.Den nya versionen beräknas komma under sensommaren/början av hösten

Vi bestämde plats för nästa års möte. Vi bestämde enbart plats. NordNorge eller Norrköping. Vi får ta ett beslut om plats o tid under hösten.

/Arne